Na IURE, cada caso começa num Dossier. É a unidade que dá contexto a tudo o resto: representa um cliente ou um assunto e agrupa os processos, as pessoas, os documentos e a atividade relacionada.

Esta escolha não é decorativa. Um cliente pode ter vários processos; um processo pode ter vários intervenientes; um documento pode dizer respeito ao cliente e não a um processo em particular. Se o sistema começar pelo processo, tudo o que é do cliente fica órfão.

O dossier

No dossier ficam os titulares — quem são as pessoas por quem se trabalha —, a descrição do assunto, o estado (aberto ou arquivado) e o registo de atividade: comentários, alterações de estado, comunicações. É também a partir daqui que se partilha o dossier com o cliente, quando faz sentido, sem expor o resto do escritório.

Na lista de dossiers vê, de relance, o estado de cada um, quantas tarefas e eventos tem e os números dos processos associados — cada número abre diretamente a ficha do processo.

O processo

Cada processo guarda o que o identifica e o que o faz avançar: o número (ou a referência interna, quando ainda não há número), o tribunal, o tipo e o estado, a fase processual, as partes e os mandatários. Fica sempre ligado ao dossier que lhe dá contexto, e é a partir dele que se consultam os documentos e as diligências.

Esta ligação em dois sentidos é o que evita o trabalho repetido: escreve-se o número uma vez, e ele aparece onde é preciso — na lista de dossiers, na agenda, nas tarefas e nos documentos.

O que fica registado sem ninguém ter de escrever

  • Alterações de estado e comentários, com autor e data;
  • Os documentos carregados, associados ao sítio certo;
  • As diligências e reuniões marcadas na agenda;
  • As tarefas criadas, atribuídas e concluídas.

O resultado é uma linha do tempo do caso. Quando o cliente telefona, a resposta não depende da memória de quem atende.

Dois cuidados que a plataforma ajuda a cumprir

O primeiro é o conflito de interesses: antes de aceitar um novo assunto, é possível verificar se alguma das partes já está ligada a outro dossier do escritório.

O segundo é a confidencialidade entre casos: cada dossier tem as suas permissões, e a visibilidade por equipa garante que cada pessoa vê apenas o que lhe compete.

Experimentar com um caso real

Escolha um caso simples: crie o dossier com o nome do cliente, acrescente os titulares, associe o processo com o número e o tribunal e carregue dois ou três documentos. Verá que a pergunta «onde é que está aquilo?» deixa de ser necessária.

Crie a sua conta gratuita ou peça uma demonstração — mostramos o percurso completo, do dossier ao processo.